Ein Tool freigeben¶

Manche Tools tun etwas, das sich nicht rückgängig machen lässt: eine Mail versenden, Kundendaten ändern, ein Formular einreichen. Bei einem solchen Tool kann ein Assistent zuerst um Freigabe bitten. Er zeigt dann genau, was er mit dem Tool tun wird, und wartet, bis jemand Ja oder Nein sagt. Diese Seite richtet sich an Sie als Mitglied: was Sie in einem Chat sehen, wenn der Assistent Sie fragt, und wie Sie unter Freigaben die Anfrage einer anderen Person prüfen.

Wer den Assistenten verwaltet, legt pro Tool fest, ob er um Freigabe bittet und wer entscheidet: die Person, die den Assistenten nutzt, oder eine Gruppe Ihrer Organisation (Tools freigeben lassen).

Im Chat: „Darf ich das tun?“¶

Entscheiden Sie selbst, erscheint im Gespräch eine Karte Darf ich das tun?, darunter, welcher Assistent welches Tool nutzen möchte. Die Karte zeigt als lesbare Liste, was das Tool erhält; mit So zeigen, wie das Tool es erhält sehen Sie die Daten genau so, wie sie an das Tool gehen. Unten steht, bis wann die Frage wartet.

Lesen Sie, was das Tool tun wird.
Wählen Sie Ja, damit das Tool seine Arbeit tut. Die Karte wird zu einer Zeile, Freigegeben mit dem Tool, und der Assistent arbeitet weiter. Seine Antwort erscheint in Teilen, nicht Wort für Wort.
Oder wählen Sie Nein. Unter Warum nicht? (optional) können Sie dann schreiben, warum; das geht nur an den Assistenten, damit er weiß, was er anders machen soll. Wählen Sie Nein, nicht tun, oder Zurück, wenn Sie es sich anders überlegen. Ein abgelehntes Tool tut nichts.

Sie müssen nicht sofort antworten. Sie können im Gespräch weiterschreiben; die Frage bleibt offen, und Sie antworten später. Möchte der Assistent auf einmal zwei Tools nutzen, erhalten Sie zwei Karten, jede mit eigenem Ja und Nein. Kommen Sie später zurück, sehen Sie, was entschieden wurde, und dann die Antwort des Assistenten.

Antworten Sie nicht rechtzeitig, sagt die Karte Niemand hat dies innerhalb von der Wartezeit freigegeben. Der Assistent erfährt das und macht ohne das Tool weiter. Meldet OS Deine Antwort kam nicht an, versuchen Sie es erneut; die Frage ist noch offen.

Im Chat: eine Gruppe entscheidet¶

Entscheidet eine Gruppe, sagt die Karte Wartet auf Freigabe durch und den Namen der Gruppe. Sie sehen keine Schaltflächen: Wer die Anfrage stellt, entscheidet nicht selbst darüber, auch nicht als Mitglied dieser Gruppe. Sie müssen nicht bleiben. Sobald jemand aus der Gruppe entscheidet, erhalten Sie eine Benachrichtigung, und die Antwort des Assistenten erscheint im Gespräch. Die Karte sagt dann, wer wann entschieden hat, ohne Grund: Einen Grund, den jemand beim Ablehnen angab, liest nur der Assistent.

Chats, in denen der Assistent nicht fragt¶

In einem Chat, den Sie mit mehreren Personen teilen, etwa einem geteilten Chat in einem Projekt, und in einem Chat mit einem Bild kann der Assistent nicht auf eine Antwort warten. Dort nutzt er ein Tool, das um Freigabe bittet, überhaupt nicht. Ein Chat in einem Projekt, den nur Sie nutzen, wartet.

Nutzen Sie ein Tool selbst, in der AI Toolbox oder über eine KI-App, die Sie mit einer Gruppe der Toolbox verbunden haben, fragt OS nie nach einer Freigabe: Die Frage gehört zum Tool in einem Assistenten, nicht zum Tool selbst.

Freigaben¶

Entscheiden Sie über Anfragen anderer mit, steht Freigaben im Menü, direkt unter Cockpit, mit der Zahl der Anfragen, die auf Ihre Entscheidung warten. Sie sehen es, wenn Sie in einer Gruppe sind, die über ein Tool entscheidet, wenn Sie die Fragen eines virtuellen Mitarbeiters beantworten, der um Freigabe bittet, oder wenn Sie einen Assistenten ändern dürfen, bei dem ein Mitglied über die Anfragen von Website-Besuchern entscheidet. Sonst sehen Sie es nicht.

Die Seite hat zwei Tabs. Wartend zeigt die Anfragen, die jetzt warten, die älteste zuerst, mit dem Tool, woher die Anfrage kommt, wer sie stellte, wann und bis wann sie wartet. Eine Anfrage, die innerhalb eines Tages abläuft, steht in Orange. Entschieden, letzte 30 Tage zeigt, was in den letzten 30 Tagen entschieden wurde und von wem. Mit Von wählen Sie einen Assistenten oder virtuellen Mitarbeiter.

So prüfen Sie eine Anfrage:

Wählen Sie die Anfrage. Ein Bereich öffnet sich mit wer sie stellte, wann, bis wann sie wartet und wer entscheidet.
Lesen Sie unter Was das Tool tun wird, was das Tool erhält, und mit So zeigen, wie das Tool es erhält genau so, wie es an das Tool geht.
Schreiben Sie bei Bedarf einen Grund (optional). Bei einer Ablehnung geht er nur an den Assistenten oder virtuellen Mitarbeiter; niemand sonst liest ihn.
Wählen Sie Freigeben oder Ablehnen. Die Anfrage verschwindet aus der Liste, und die Zahl im Menü sinkt.

Sie sehen die Anfrage, nicht das Gespräch, aus dem sie kam. Ihre Entscheidung wird auf Ihren Namen festgehalten. Die erste Entscheidung zählt: Hat eine Kollegin entschieden, während Sie hinsahen, sagt OS Bereits freigegeben von oder Bereits abgelehnt von mit dem Namen, und Ihre Entscheidung wurde nicht gesendet.

Eine Anfrage, die für Sie ist, steht ebenfalls in der Liste, mit Deine Anfrage und ohne Schaltflächen: Jemand anderes aus der Gruppe entscheidet darüber. Wer Ihrer Organisation als Support zusieht, liest alles, was Sie lesen, und entscheidet nie.

Die Anfrage eines virtuellen Mitarbeiters steht unter Freigaben und auch bei seinem Run im Cockpit, für alle, die diesen Run beantworten (Einen wartenden Run beantworten). Was Sie an einer Stelle entscheiden, steht auch an der anderen.

Wie lange eine Anfrage wartet¶

Jede Anfrage wartet so lange, wie die verwaltende Person des Assistenten festgelegt hat: zwischen 1 Stunde und 30 Tagen, 7 Tage, wenn nichts gewählt wurde. Nach der Hälfte erhält, wer entscheidet, eine Erinnerung. Entscheidet niemand rechtzeitig, läuft die Anfrage ab: Der Assistent oder virtuelle Mitarbeiter erfährt, dass niemand freigegeben hat, und macht ohne das Tool weiter.

Benachrichtigungen¶

Eine Anfrage wartet auf deine Freigabe: an alle, die über die Anfrage entscheiden, außer der Person, für die sie ist. Die Benachrichtigung führt Sie zu Freigaben.
Eine Anfrage wartet noch auf Freigabe: die Erinnerung nach der Hälfte, an dieselben Personen.
Deine Anfrage wurde freigegeben oder Deine Anfrage wurde abgelehnt: an Sie, wenn jemand anderes über Ihre Anfrage entschieden hat. Die Benachrichtigung führt Sie zum Gespräch.
Deine Anfrage ist abgelaufen: an Sie, wenn niemand rechtzeitig entschieden hat, auch wenn Sie sie selbst im Chat hätten beantworten können.

Eine Frage, die Sie selbst beantworten, löst keine Benachrichtigung aus, solange sie wartet: Die Karte steht im Gespräch. Eine Benachrichtigung oder Mail nennt nie, was das Tool erhält, und nie einen Grund. Ob Sie sie auch per Mail erhalten, wählen Sie in Ihren Benachrichtigungseinstellungen.

Über die API¶

GET /api/v1/organisations/{id}/approvals liefert eine Seite von Anfragen, über die Sie entscheiden dürfen oder die für Sie sind, mit state waiting oder decided (die letzten 30 Tage), from für einen Assistenten oder virtuellen Mitarbeiter und cursor für die nächste Seite.
GET …/approvals/count zählt die wartenden Anfragen, über die Sie entscheiden dürfen (waiting), und antwortet 403, wenn Sie über nichts entscheiden.
GET …/approvals/{approval_id} liefert eine Anfrage mit arguments, dem, was das Tool erhält.
POST …/approvals/{approval_id}/decision entscheidet, mit approve (true oder false) und optional reason. 403 heißt, dass es nicht an Ihnen ist, 409, dass jemand anderes zuerst entschieden hat.