Eine Besprechung mit dem Protokollanten festhalten¶

Der Protokollant ist ein Element der AI Toolbox, das eine aufgenommene Besprechung transkribiert und zeigt, wer was gesagt hat, mit der Uhrzeit. Sie nehmen die Besprechung im Browser auf oder laden eine Aufnahme hoch, geben den Sprechern Namen und geben den Text weiter: an ein Element, das daraus ein Protokoll oder eine Aufgabenliste macht, an einen Chat mit einem Assistenten, an ein Projekt oder an eine Wissensdatenbank. Diese Seite erklärt, wie das geht, wie lange OS die Aufnahme aufbewahrt und wer was zu sehen bekommt.

In der Toolbox erkennen Sie einen Protokollanten am Wort Protokollant neben dem Titel. Ein Element, das Aufnahmen transkribiert, ohne Sprecher zu erkennen, funktioniert genauso: Sie erhalten dann den Text mit der Zeit jedes Abschnitts, ohne Sprecher und ohne Namen.

Aufnehmen oder eine Aufnahme hochladen¶

Eine Aufnahme darf bis zu 2 Stunden dauern. Der Protokollant nimmt mit einem Mikrofon auf: dem Ihres Computers oder Telefons oder dem Headset, das Sie verwenden.

1. Öffnen Sie den Protokollanten in der AI Toolbox.
2. Sagen Sie den Teilnehmenden, dass Sie die Besprechung aufnehmen. OS erinnert Sie daran: Sagen Sie den Teilnehmenden dieses Gesprächs, dass Sie es aufnehmen.
3. Wählen Sie Aufnehmen und klicken Sie, um die Aufnahme zu starten. Sie können die Aufnahme unterbrechen und fortsetzen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Aufnahme abschließen. Haben Sie schon eine Aufnahme, wählen Sie Datei hochladen und ziehen Sie die Datei hinein oder klicken Sie zum Durchsuchen.
4. Fragt das Formular Wie viele Personen sprechen? (optional), geben Sie ungefähr an, wie viele Personen gesprochen haben. Das hilft dem Modell, die Stimmen auseinanderzuhalten. Sie sehen die Frage nur bei einem Modell, das etwas damit anfangen kann.
5. Wählen Sie Start. Die Aufnahme wird gesendet; solange das dauert, sehen Sie einen Balken und Lassen Sie diesen Tab geöffnet, bis das Senden abgeschlossen ist. Mit Abbrechen brechen Sie das Senden ab.

Während der Aufnahme warnt OS, wenn es keinen Ton hört (Kein Ton erkannt — prüfen Sie Ihr Mikrofon.), und einige Minuten bevor die Aufnahme am Limit endet. Schließen Sie den Tab oder stürzt Ihr Browser während der Aufnahme ab, ist der aufgenommene Teil nicht verloren: Kommen Sie im selben Browser zurück, bietet der Protokollant die Aufnahme mit Senden oder Verwerfen an. Diese Aufnahme gibt es nur in diesem Browser.

Wenn OS eine Aufnahme nicht annimmt¶

• Diese Aufnahme ist länger als 2 Stunden. Teilen Sie sie auf und senden Sie die Teile einzeln.
• Diese Datei kann hier nicht gelesen werden. Wandeln Sie sie in MP3 oder M4A um und versuchen Sie es erneut.
• Dieses Modell nimmt Aufnahmen bis zu einer Zahl von Minuten an: Das Modell dieses Protokollanten nimmt kürzere Aufnahmen. Wählen Sie eine kürzere Aufnahme oder bitten Sie Ihre Verwaltung um ein anderes Modell.
• Das Senden ist fehlgeschlagen. Die Aufnahme ist noch bereit; wählen Sie Erneut senden.

Eine große Datei verkleinert Ihr Browser zuerst, bevor sie gesendet wird (Aufnahme wird verkleinert…); bei einer langen Aufnahme kann das eine Weile dauern. Sehen Sie Diese Aufnahme wird möglicherweise länger gezählt, als sie dauert., dann nennt die Datei ihre eigene Länge nicht. Die Aufnahme wird trotzdem transkribiert, zählt aber möglicherweise stärker für das Monatsbudget Ihrer Organisation.

Während die Aufnahme transkribiert wird¶

Nach dem Senden steht die Aufnahme bei Ihren Ergebnissen mit Wird transkribiert und wie lange das schon dauert oder wie viele Teile fertig sind. Sie müssen nicht warten: Sie können die Seite schließen und weiterarbeiten. Ist der Text fertig, erhalten Sie die Benachrichtigung Ihre Transkription ist fertig. Klappt es nicht, erhalten Sie Ihre Aufnahme wurde nicht transkribiert, standardmäßig auch per Mail, damit Sie es erneut versuchen können, solange die Aufnahme aufbewahrt wird. Ob Sie Benachrichtigungen per Mail erhalten, wählen Sie in Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Die Benachrichtigung führt Sie zum Ergebnis.

Eine zweistündige Besprechung ist meist innerhalb weniger Minuten transkribiert. Dauert es außergewöhnlich lange, hört OS nach sechs Stunden auf, und Sie werden benachrichtigt, dass es nicht geklappt hat.

Bei einer fehlgeschlagenen Transkription sehen Sie Transkription fehlgeschlagen mit dem Grund. Ist die Aufnahme noch aufbewahrt, versuchen Sie es mit Transkription erneut versuchen noch einmal, ohne neu aufzunehmen. Ist sie nicht mehr aufbewahrt, nehmen Sie erneut auf oder laden Sie die Datei erneut hoch.

Den Sprechern Namen geben¶

Das Ergebnis zeigt den Text Zeile für Zeile, mit wer gesprochen hat und wann. Die Sprecher heißen zuerst Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter, in der Reihenfolge, in der sie zum ersten Mal sprechen. Diese Nummer gehört nur zu dieser Aufnahme: Sprecher 2 in der einen Aufnahme hat nichts mit Sprecher 2 in der nächsten zu tun.

1. Öffnen Sie Sprecher. Bei einem Ergebnis ohne Namen ist die Liste schon offen.
2. Tragen Sie bei Name von Sprecher 1 und den folgenden die Namen ein. Ein Name wird gespeichert, sobald Sie das Feld verlassen, und der Text zeigt ihn sofort.
3. Wissen Sie nicht, wer ein Sprecher ist, wählen Sie Ab der angegebenen Zeit abspielen: Sie hören das Erste, was dieser Sprecher gesagt hat. Das geht, solange die Aufnahme aufbewahrt wird.

Hat das Modell eine Person als zwei Sprecher gehört, geben Sie beiden denselben Namen. Die zwei werden dann zusammengeführt: Der Text zeigt bei beiden diesen Namen, und die Liste nennt ihn einmal, mit Zusammengeführt mit und dem Namen. Einen Namen entfernen Sie, indem Sie das Feld leeren.

Namen ändern nichts an dem, was gesagt wurde: OS bewahrt den Text so auf, wie er transkribiert wurde, und setzt die Namen beim Lesen dazu. Ein Name, der zufällig in einem Satz vorkommt, bleibt also stehen. Haben Sie die Namen in einem anderen Tab geändert, sagt OS Die Namen wurden inzwischen an anderer Stelle geändert; Sie sehen jetzt die neuesten.

Namen vorschlagen lassen¶

Sprechen sich die Teilnehmenden mit Namen an, kann OS die Namen vorschlagen. Wählen Sie Namen vorschlagen. Bei einem Sprecher erscheint dann Vorschlag: mit einem Namen; wählen Sie Übernehmen oder Ablehnen. Ein Vorschlag wird erst gespeichert, wenn Sie ihn übernehmen.

Ein Vorschlag stammt aus dem Gesagten, nie aus der Stimme. OS erkennt niemanden an der Stimme und merkt sich keine Stimmen oder Namen von einer Aufnahme zur nächsten. Jeder Vorschlag ist geprüft: OS behält ihn nur, wenn der Name wörtlich in dem vorkommt, was dieser Sprecher oder der Sprecher davor oder danach gesagt hat, zum Beispiel Danke, Jan, dann das Budget. Ein Name, den das Modell erfindet, fällt so weg. Trotzdem kann ein Vorschlag falsch sein, denn wer einen Namen nennt, spricht nicht immer mit dieser Person. Prüfen Sie ihn deshalb, bevor Sie ihn übernehmen. Findet OS nichts, sagt es Keine Namen im Text gefunden.

Ein Vorschlag ist eine Anfrage an das Hilfsmodell Ihrer Organisation. Zeigt Ihre Organisation Kosten an, steht darunter, wie viele Tokens er verbraucht hat; sonst sehen Sie keinen Verbrauch.

Lesen, vergrößern und herunterladen¶

Mit Vergrößern öffnen Sie das Ergebnis über den ganzen Bildschirm, um einen langen Text in Ruhe zu lesen und die Namen einzutragen. Unter Herunterladen finden Sie Aufnahme herunterladen, solange die Aufnahme aufbewahrt wird, und Transkription herunterladen, den Text mit Namen und Zeiten als Textdatei.

Den Text weitergeben¶

Wählen Sie Weitergeben, um etwas mit dem Text zu tun. Das geht, sobald der Text da ist:

• Protokoll und Aufgabenliste, die zwei Elemente, die Ihre Organisation standardmäßig erhält, oder andere nächste Schritte, die der Ersteller des Protokollanten gewählt hat. Protokoll schreibt einen Bericht mit den Anwesenden, den besprochenen Punkten, den Beschlüssen und den Aufgaben. Aufgabenliste macht eine Tabelle mit wer, was und bis wann für jede Aufgabe, mit der Zeile aus dem Text, aus der die Aufgabe stammt. Beide schreiben in der Sprache der Besprechung und fügen nichts hinzu, was nicht gesagt wurde.
• Anderes Element… öffnet An ein Element weitergeben: Wählen Sie ein Element, das ein Dokument annimmt, und wählen Sie Weitergeben. Das Element öffnet sich mit dem Text bereits eingetragen.
• Chat mit einem Assistenten… öffnet Einen Chat aus dieser Ausgabe starten: Wählen Sie einen Assistent, schreiben Sie bei Bedarf eine Nachricht (optional), zum Beispiel Fasse dies zusammen., und wählen Sie Chat starten. Sie sehen nur Assistenten, die Dateien annehmen.
• Zu einem Projekt hinzufügen… legt den Text zu den Dateien eines Projekts, dem Sie etwas hinzufügen dürfen. Alle im Projekt können ihn lesen.
• Zu einer Wissensdatenbank hinzufügen… legt den Text als Dokument in eine Wissensdatenbank, der Sie etwas hinzufügen dürfen. Wer die Wissensdatenbank nutzt, kann ihn finden.

Was Sie weitergeben, ist eine Kopie des Textes in seinem jetzigen Stand, mit den Namen. Namen, die Sie danach ändern, gehen nicht in Kopien über, die Sie schon weitergegeben haben. Geben Sie den Sprechern also zuerst Namen. Eine Kopie folgt danach den Regeln des Ortes, an dem sie liegt: Ein Projekt oder eine Wissensdatenbank bestimmt, wer sie liest, und eine Kopie in einem Chat verschwindet mit dem Chat.

Wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird¶

OS bewahrt die Aufnahme eine Zeit lang auf, damit Sie nachhören können, wer gesprochen hat. Beim Ergebnis steht Die Aufnahme wird bis zu einem Datum aufbewahrt. Wie lange das ist, wählt Ihre Organisation: standardmäßig 30 Tage (Organisationseinstellungen). Danach löscht OS die Aufnahme von selbst. Der Text und die Namen bleiben; Sie können dann nicht mehr nachhören und die Aufnahme nicht mehr herunterladen.

Möchten Sie die Aufnahme früher loswerden, wählen Sie Jetzt löschen neben diesem Datum oder Aufnahme löschen unter Mehr und bestätigen Sie mit Aufnahme löschen. Der Text und die Namen bleiben.

Der Text selbst wird wie jedes Ergebnis in der Toolbox aufbewahrt, bis zu der Frist, die Ihre Organisation für Läufe und Inhalte eingestellt hat.

Das Ergebnis löschen¶

Wählen Sie Ergebnis löschen unter Mehr, um alles zu dieser Aufnahme zu löschen: den Text, die Namen und die Aufnahme. Wird die Aufnahme noch transkribiert, hört OS damit auf. Kopien, die Sie schon an ein Element, einen Chat, ein Projekt oder eine Wissensdatenbank weitergegeben haben, bleiben dort.

Wer es sieht¶

Nur Sie. Ihre Aufnahmen, der Text und die Namen gehören Ihnen, wie jedes Ergebnis in der Toolbox. Die Verwaltung Ihrer Organisation sieht sie nicht. Eine andere Person liest den Text nur, wenn Sie eine Kopie an ein Projekt oder eine Wissensdatenbank weitergeben.

Was der Anbieter des Modells hört¶

Die Aufnahme geht an den Anbieter des Transkriptionsmodells, das der Protokollant verwendet. Welches Modell das ist und in welcher Region es läuft, folgt den Entscheidungen Ihrer Organisation. Eine Aufnahme lässt sich nicht pseudonymisieren: Die Stimmen und jeder Name, der in der Besprechung fällt, erreichen den Anbieter so, wie sie gesprochen wurden, auch wenn Ihre Organisation personenbezogene Daten anderswo verbirgt. Besprechen Sie deshalb in einer aufgenommenen Besprechung nichts, was diesen Anbieter nicht erreichen darf.

Ihre Organisation ist für das verantwortlich, was mit den Aufnahmen geschieht. Sie als die Person, die aufnimmt, sagen den anderen in der Besprechung, dass Sie aufnehmen.

Einen Protokollanten erstellen¶

Dürfen Sie die Toolbox ändern, erstellen Sie einen Protokollanten als Element, das Aufnahmen transkribiert. Im Formular wählen Sie das Transkriptionsmodell und bei Bedarf die Sprache und Hinweise, etwa Namen und Schreibweisen, die oft vorkommen.

• Sprecher erkennen macht aus dem Element einen Protokollanten: Das Ergebnis zeigt, wer was gesagt hat, und das Element heißt dann Protokollant. Sie sehen den Schalter nur bei einem Modell, das Sprecher erkennen kann.
• Nächste Schritte sind bis zu 5 Elemente, die eine Datei annehmen; sie stehen beim Ergebnis unter Weitergeben. Ein neuer Protokollant erhält Protokoll und Aufgabenliste, wenn Ihre Organisation sie hat. Sie können sie entfernen oder andere wählen.

Protokoll und Aufgabenliste erstellt OS einmal für jede Organisation, sobald sie ein Hilfsmodell hat. Es sind gewöhnliche Elemente: Sie können sie ändern, umbenennen oder löschen, und ein gelöschtes Element erstellt OS nicht neu.

Geben Sie den Protokollanten einem Assistenten, transkribiert der Assistent damit eine Aufnahme innerhalb seiner eigenen Antwort, ohne Sprecher zu erkennen. Das passt zu einer kurzen Aufnahme; eine Besprechung halten Sie mit dem Protokollanten selbst in der Toolbox fest.