Aprobar una herramienta¶

Algunas herramientas hacen algo que no se puede deshacer: enviar un correo, cambiar los datos de un cliente, enviar un formulario. Con una herramienta así, un asistente puede pedir aprobación primero. Muestra entonces exactamente qué va a hacer con la herramienta y espera a que alguien diga sí o no. Esta página es para ti como miembro: lo que ves en un chat cuando el asistente te lo pide, y cómo revisas en Aprobaciones la solicitud de otra persona.

Quien gestiona el asistente decide, por herramienta, si pide aprobación y quién decide: la persona que usa el asistente o un grupo de tu organización (Hacer aprobar herramientas).

En un chat: «¿Puedo hacer esto?»¶

Cuando decides tú, aparece en la conversación una tarjeta ¿Puedo hacer esto?, con debajo qué asistente quiere usar qué herramienta. La tarjeta muestra lo que recibe la herramienta como una lista legible; Mostrar como lo recibe la herramienta muestra los datos exactamente como van a la herramienta. Abajo pone hasta cuándo espera la pregunta.

1. Lee lo que hará la herramienta.
2. Elige Sí para que la herramienta haga su trabajo. La tarjeta queda en una línea, Aprobado con la herramienta, y el asistente sigue. Su respuesta aparece por partes, no palabra a palabra.
3. O elige No. Puedes escribir entonces por qué en ¿Por qué no? (opcional); eso solo va al asistente, para que sepa qué hacer de otra forma. Elige No, no lo hagas, o Volver si cambias de idea. Una herramienta rechazada no hace nada.

No hace falta que respondas enseguida. Puedes seguir escribiendo en la conversación; la pregunta sigue abierta y respondes más tarde. Si el asistente quiere usar dos herramientas a la vez, recibes dos tarjetas, cada una con su Sí y su No. Si vuelves más tarde, ves lo que se decidió y después la respuesta del asistente.

Si no respondes a tiempo, la tarjeta dice Nadie aprobó esto en el plazo de espera. El asistente lo sabe y sigue sin la herramienta. Si OS dice Tu respuesta no llegó, inténtalo de nuevo; la pregunta sigue abierta.

En un chat: decide un grupo¶

Cuando decide un grupo, la tarjeta dice Esperando la aprobación de y el nombre del grupo. No ves botones: quien hace la solicitud no decide sobre ella, aunque esté en ese grupo. No hace falta que te quedes. En cuanto alguien del grupo decide recibes un aviso, y la respuesta del asistente aparece en la conversación. La tarjeta dice entonces quién decidió y cuándo, sin motivo: el motivo que alguien dio al rechazar solo lo lee el asistente.

Chats en los que el asistente no pregunta¶

En un chat que compartes con varias personas, como un chat compartido en un proyecto, y en un chat con una imagen, el asistente no puede esperar una respuesta. Ahí no usa en absoluto una herramienta que pide aprobación. Un chat de un proyecto que solo usas tú sí espera.

Cuando usas una herramienta tú mismo, en la AI Toolbox o mediante una app de IA que conectaste a un grupo de la toolbox, OS nunca pide aprobación: la pregunta pertenece a la herramienta dentro de un asistente, no a la herramienta en sí.

Aprobaciones¶

Si decides sobre solicitudes de otras personas, Aprobaciones está en el menú, justo debajo de Cockpit, con el número de solicitudes que esperan tu decisión. Lo ves si estás en un grupo que decide sobre una herramienta, si respondes las preguntas de un empleado virtual que pide aprobación, o si puedes cambiar un asistente en el que un miembro decide lo que piden los visitantes de la web. Si no, no lo ves.

La página tiene dos pestañas. Pendientes muestra las solicitudes que esperan ahora, la más antigua primero, con la herramienta, de dónde viene la solicitud, quién la hizo, cuándo y hasta cuándo espera. Una solicitud que caduca en menos de un día aparece en naranja. Decididas, últimos 30 días muestra lo que se decidió en los últimos 30 días y quién. De elige un asistente o empleado virtual.

Para revisar una solicitud:

1. Elige la solicitud. Se abre un panel con quién la hizo, cuándo, hasta cuándo espera y quién decide.
2. Lee en Lo que hará la herramienta lo que recibe la herramienta, y con Mostrar como lo recibe la herramienta exactamente lo que le llega.
3. Escribe un Motivo (opcional) si quieres. Con un rechazo, solo va al asistente o al empleado virtual; nadie más lo lee.
4. Elige Aprobar o Rechazar. La solicitud sale de la lista y el número del menú baja.

Ves la solicitud, no la conversación de la que viene. Tu decisión queda registrada a tu nombre. Cuenta la primera decisión: si un compañero decidió mientras mirabas, OS dice Ya aprobado por o Ya rechazado por con el nombre, y tu decisión no se envió.

Una solicitud que es para ti también está en la lista, marcada Tu solicitud y sin botones: otra persona del grupo decide sobre ella. Quien mira tu organización como soporte lee todo lo que lees tú y nunca decide.

La solicitud de un empleado virtual está en Aprobaciones y también en su run del Cockpit, para quien responde ese run (Responder a un run que espera). Lo que decides en un sitio aparece también en el otro.

Cuánto espera una solicitud¶

Cada solicitud espera lo que fijó quien gestiona el asistente: entre 1 hora y 30 días, 7 días si no se eligió nada. A mitad de plazo, quien decide recibe un recordatorio. Si nadie decide a tiempo, la solicitud caduca: el asistente o empleado virtual sabe que nadie lo aprobó y sigue sin la herramienta.

Avisos¶

• Una solicitud espera tu aprobación: a todos los que deciden sobre la solicitud, salvo la persona para la que es. El aviso te lleva a Aprobaciones.
• Una solicitud sigue esperando aprobación: el recordatorio a mitad de plazo, a las mismas personas.
• Tu solicitud se aprobó o Tu solicitud se rechazó: a ti, cuando otra persona decidió sobre tu solicitud. El aviso te lleva a la conversación.
• Tu solicitud caducó: a ti, cuando nadie decidió a tiempo, también si podías haberla respondido tú en el chat.

Una pregunta que respondes tú no da aviso mientras espera: la tarjeta está en la conversación. Un aviso o correo nunca dice lo que recibe la herramienta ni un motivo. Si también los recibes por correo, lo eliges en tus ajustes de notificaciones.

Mediante la API¶

• GET /api/v1/organisations/{id}/approvals devuelve una página de solicitudes que puedes decidir o que son para ti, con state waiting o decided (los últimos 30 días), from para un asistente o empleado virtual, y cursor para la página siguiente.
• GET …/approvals/count cuenta las solicitudes pendientes que puedes decidir (waiting), y responde 403 si no decides sobre nada.
• GET …/approvals/{approval_id} devuelve una solicitud con arguments, lo que recibe la herramienta.
• POST …/approvals/{approval_id}/decision decide, con approve (true o false) y, si quieres, reason. 403 significa que no te corresponde, 409 que otra persona decidió antes.