Registrar una reunión con la toma de notas¶

La toma de notas es un elemento de la AI Toolbox que transcribe una reunión grabada e indica quién dijo qué, con la hora. Grabas la reunión en tu navegador o subes una grabación, pones nombre a los interlocutores y pasas el texto: a un elemento que hace con él un acta o una lista de acciones, a un chat con un asistente, a un proyecto o a una base de conocimiento. Esta página explica cómo se hace, cuánto tiempo conserva OS la grabación y quién ve qué.

En la toolbox reconoces una toma de notas por las palabras Toma de notas junto a su título. Un elemento que transcribe grabaciones sin reconocer interlocutores funciona igual: obtienes entonces el texto con la hora de cada parte, sin interlocutores y sin nombres.

Grabar o subir una grabación¶

Una grabación puede durar hasta 2 horas. La toma de notas graba con un solo micrófono: el de tu ordenador o tu teléfono, o el auricular que uses.

Abre la toma de notas en la AI Toolbox.
Di a las personas de la reunión que la estás grabando. OS te lo recuerda: Di a las personas de esta reunión que la estás grabando.
Elige Grabar y haz clic para iniciar la grabación. Puedes pausarla y reanudarla. Cuando termines, elige Finalizar grabación. Si ya tienes una grabación, elige Subir archivo y arrastra el archivo o haz clic para examinar.
Si el formulario pregunta ¿Cuántas personas hablan? (opcional), indica más o menos cuántas personas hablaron. Ayuda al modelo a distinguir las voces. Solo ves la pregunta con un modelo que puede usarla.
Elige Iniciar. La grabación se envía; mientras dura, ves una barra y Mantén esta pestaña abierta hasta que termine el envío. Detener cancela el envío.

Mientras grabas, OS te avisa cuando no oye sonido (No se detecta sonido: revisa tu micrófono.) y unos minutos antes de que la grabación se detenga en su límite. Si cierras la pestaña o el navegador se bloquea mientras grabas, la parte ya grabada no se pierde: cuando vuelves en el mismo navegador, la toma de notas te ofrece la grabación con Enviar o Descartar. Esa grabación solo existe en ese navegador.

Cuando OS no acepta una grabación¶

Esta grabación dura más de 2 horas. Divídela en partes y envíalas por separado.
Este archivo no se puede leer aquí. Conviértelo a MP3 o M4A e inténtalo de nuevo.
Este modelo acepta grabaciones de hasta un número de minutos: el modelo de esta toma de notas acepta grabaciones más cortas. Elige una grabación más corta o pide otro modelo a tu administrador.
El envío ha fallado. La grabación sigue lista; elige Volver a enviar.

Tu navegador reduce primero un archivo grande antes de enviarlo (Reduciendo la grabación…); con una grabación larga puede tardar un rato. Si ves Esta grabación puede contarse como más larga de lo que dura., el archivo no indica su propia duración. La grabación se transcribe igualmente, pero puede pesar más en el presupuesto mensual de tu organización.

Mientras se transcribe la grabación¶

Después del envío, la grabación aparece entre tus resultados con Transcribiendo, y cuánto tiempo lleva o cuántas partes están listas. No tienes que esperar: puedes cerrar la página y seguir trabajando. Cuando el texto está listo, recibes la notificación Tu transcripción está lista. Si falla, recibes Tu grabación no se transcribió, por defecto también por correo, para que puedas intentarlo de nuevo mientras la grabación se conserva. Si recibes las notificaciones por correo lo eliges en tus ajustes de notificaciones. La notificación te lleva al resultado.

Una reunión de dos horas suele transcribirse en pocos minutos. Si tarda excepcionalmente, OS se detiene a las seis horas y recibes un aviso de que no ha funcionado.

Cuando una transcripción falla ves La transcripción ha fallado con el motivo. Si la grabación aún se conserva, Reintentar transcripción lo intenta de nuevo sin volver a grabar. Si ya no se conserva, graba de nuevo o vuelve a subir el archivo.

Poner nombre a los interlocutores¶

El resultado muestra el texto línea por línea, con quién habló y cuándo. Los interlocutores se llaman primero Interlocutor 1, Interlocutor 2, etcétera, en el orden en que hablan por primera vez. Ese número pertenece solo a esta grabación: el Interlocutor 2 de una grabación no tiene nada que ver con el Interlocutor 2 de la siguiente.

Abre Interlocutores. En un resultado sin nombres, la lista ya está abierta.
Escribe los nombres en Nombre del interlocutor 1 y los siguientes. Un nombre se guarda en cuanto sales del campo, y el texto lo muestra enseguida.
Si no sabes quién es un interlocutor, elige Reproducir desde y la hora: oyes lo primero que dijo ese interlocutor. Funciona mientras la grabación se conserva.

Si el modelo oyó a una persona como dos interlocutores, dales el mismo nombre. Los dos se unen entonces: el texto muestra ese nombre en ambos y la lista lo nombra una vez, con Unido con y el nombre. Para quitar un nombre, vacía el campo.

Los nombres no cambian nada de lo que se dijo: OS conserva el texto tal como se transcribió y añade los nombres cuando lo lees. Un nombre que aparece por casualidad en la frase de alguien se queda, pues, como está. Si cambiaste los nombres en otra pestaña, OS dice Los nombres se cambiaron en otro lugar mientras tanto; ahora ves los más recientes.

Pedir sugerencias de nombres¶

Si las personas de la reunión se llaman por su nombre, OS puede sugerir los nombres. Elige Sugerir nombres. Junto a un interlocutor aparece entonces Sugerencia: con un nombre; elige Aceptar o Rechazar. Una sugerencia solo se guarda cuando la aceptas.

Una sugerencia sale de lo que se dice, nunca de la voz. OS no reconoce a nadie por su voz y no recuerda voces ni nombres de una grabación a la siguiente. Cada sugerencia se comprueba: OS solo la conserva si el nombre aparece palabra por palabra en lo que dijo ese interlocutor, o el anterior o el siguiente, por ejemplo Gracias, Jan, pasamos al presupuesto. Un nombre que el modelo se inventa desaparece así. Aun así, una sugerencia puede ser errónea, porque quien dice un nombre no siempre habla con esa persona. Revísala, por tanto, antes de aceptarla. Si OS no encuentra nada, dice No se encontraron nombres en el texto.

Una sugerencia es una petición al modelo de ayuda de tu organización. Si tu organización muestra los costes, debajo aparece cuántos tokens usó; si no, no ves ningún consumo.

Leer, ampliar y descargar¶

Ampliar abre el resultado a pantalla completa, para leer un texto largo con calma y escribir los nombres. En Descargar encuentras Descargar grabación, mientras se conserva, y Descargar transcripción, el texto con nombres y horas como archivo de texto.

Pasar el texto¶

Elige Pasar para hacer algo con el texto. Puedes en cuanto el texto está:

Acta y Lista de acciones, los dos elementos que tu organización recibe por defecto, u otros siguientes pasos que eligió quien creó la toma de notas. Acta redacta un informe con los asistentes, los puntos tratados, lo que se decidió y las acciones. Lista de acciones hace una tabla con quién, qué y para cuándo en cada acción, con la línea del texto de la que sale la acción. Las dos escriben en el idioma de la reunión y no añaden nada que no se dijera.
Otro elemento… abre Pasar a un elemento: elige un elemento que acepte un documento y elige Pasar. El elemento se abre con el texto ya puesto.
Chat con un asistente… abre Iniciar un chat a partir de esta salida: elige un Asistente, escribe si quieres un Mensaje (opcional), por ejemplo Haz un resumen de esto., y elige Iniciar chat. Solo ves los asistentes que aceptan archivos.
Añadir a un proyecto… pone el texto entre los archivos de un proyecto al que puedes añadir cosas. Todas las personas del proyecto pueden leerlo.
Añadir a una base de conocimiento… pone el texto como documento en una base de conocimiento a la que puedes añadir cosas. Quien usa la base de conocimiento puede encontrarlo.

Lo que pasas es una copia del texto tal como está en ese momento, con los nombres. Los nombres que cambies después no llegan a las copias que ya pasaste. Así que pon primero nombre a los interlocutores. A partir de ahí, una copia sigue las reglas del lugar donde está: un proyecto o una base de conocimiento decide quién la lee, y una copia en un chat desaparece con el chat.

Cuánto tiempo se conserva la grabación¶

OS conserva la grabación un tiempo, para que puedas volver a escuchar quién hablaba. El resultado indica La grabación se conserva hasta el y la fecha. Cuánto tiempo es lo elige tu organización: 30 días por defecto (Ajustes de la organización). Después, OS elimina la grabación por sí mismo. El texto y los nombres se quedan; ya no puedes volver a escuchar ni descargar la grabación.

Para deshacerte de la grabación antes, elige Eliminar ahora junto a esa fecha, o Eliminar grabación en Más, y confirma con Eliminar grabación. El texto y los nombres se quedan.

El texto en sí se conserva como cualquier resultado de la toolbox, hasta el plazo que tu organización fijó para las ejecuciones y el contenido.

Eliminar el resultado¶

Elige Eliminar resultado en Más para eliminar todo lo de esta grabación: el texto, los nombres y la grabación. Si la grabación aún se está transcribiendo, OS lo detiene. Las copias que ya pasaste a un elemento, un chat, un proyecto o una base de conocimiento se quedan donde están.

Quién lo ve¶

Solo tú. Tus grabaciones, el texto y los nombres son tuyos, como cualquier resultado de la toolbox. Los administradores de tu organización no los ven. Otra persona solo lee el texto si pasas una copia a un proyecto o a una base de conocimiento.

Qué oye el proveedor del modelo¶

La grabación va al proveedor del modelo de transcripción que usa la toma de notas. Qué modelo es y en qué región funciona siguen las decisiones de tu organización. Una grabación no se puede seudonimizar: las voces y cada nombre que se dice en la reunión llegan al proveedor tal como se pronunciaron, aunque tu organización oculte datos personales en otros sitios. Por eso, no hables en una reunión grabada de nada que no deba llegar a ese proveedor.

Tu organización es responsable de lo que pasa con las grabaciones. Tú, como persona que graba, dices a los demás de la reunión que estás grabando.

Crear una toma de notas¶

Si puedes cambiar la toolbox, creas una toma de notas como un elemento que transcribe grabaciones. En el formulario eliges el Modelo de transcripción y, si quieres, el Idioma y unas Indicaciones, como nombres y grafías que aparecen a menudo.

Reconocer interlocutores convierte el elemento en una toma de notas: el resultado indica quién dijo qué, y el elemento se llama entonces Toma de notas. Solo ves el interruptor con un modelo que sabe reconocer interlocutores.
Siguientes pasos son hasta 5 elementos que aceptan un archivo; aparecen en Pasar en el resultado. Una toma de notas nueva recibe Acta y Lista de acciones, si tu organización los tiene. Puedes quitarlos o elegir otros.

OS crea Acta y Lista de acciones una vez para cada organización, en cuanto tiene un modelo de ayuda. Son elementos normales: puedes cambiarlos, renombrarlos o eliminarlos, y OS no vuelve a crear uno eliminado.

Si das la toma de notas a un asistente, el asistente transcribe con ella una grabación dentro de su propia respuesta, sin reconocer interlocutores. Eso sirve para una grabación corta; una reunión la registras con la toma de notas en la toolbox.