Approuver un outil¶

Certains outils font quelque chose qu'on ne peut pas annuler : envoyer un mail, modifier les données d'un client, soumettre un formulaire. Avec un tel outil, un assistant peut d'abord demander une approbation. Il montre alors exactement ce qu'il va faire avec l'outil et attend que quelqu'un dise oui ou non. Cette page s'adresse à vous en tant que membre : ce que vous voyez dans une conversation quand l'assistant vous le demande, et comment examiner la demande d'une autre personne dans Approbations.

La personne qui gère l'assistant décide, pour chaque outil, s'il demande une approbation et qui décide : la personne qui utilise l'assistant, ou un groupe de votre organisation (Faire approuver des outils).

Dans une conversation : « Puis-je faire ceci ? »¶

Quand vous décidez vous-même, une carte Puis-je faire ceci ? apparaît dans la conversation, avec en dessous l'assistant qui veut utiliser tel outil. La carte montre ce que l'outil reçoit sous forme de liste lisible ; Afficher tel que l'outil le reçoit montre les données exactement telles qu'elles partent vers l'outil. En bas, elle indique jusqu'à quand la question attend.

Lisez ce que l'outil va faire.
Choisissez Oui pour laisser l'outil faire son travail. La carte devient une ligne, Approuvé avec l'outil, et l'assistant poursuit. Sa réponse apparaît par parties, pas mot à mot.
Ou choisissez Non. Vous pouvez alors écrire pourquoi sous Pourquoi pas ? (facultatif) ; cela ne va qu'à l'assistant, pour qu'il sache quoi faire autrement. Choisissez Non, ne pas le faire, ou Retour si vous changez d'avis. Un outil refusé ne fait rien.

Vous n'êtes pas obligé de répondre tout de suite. Vous pouvez continuer à écrire dans la conversation ; la question reste ouverte et vous répondez plus tard. Si l'assistant veut utiliser deux outils à la fois, vous recevez deux cartes, chacune avec son Oui et son Non. Si vous revenez plus tard, vous voyez ce qui a été décidé, puis la réponse de l'assistant.

Si vous ne répondez pas à temps, la carte indique Personne n'a approuvé ceci en suivi du délai. L'assistant l'apprend et continue sans l'outil. Si OS indique Ta réponse n'est pas arrivée, réessayez ; la question est toujours ouverte.

Dans une conversation : un groupe décide¶

Quand un groupe décide, la carte indique En attente d'approbation par et le nom du groupe. Vous ne voyez aucun bouton : la personne qui fait la demande ne décide pas elle-même, même si elle fait partie de ce groupe. Inutile de rester. Dès que quelqu'un du groupe décide, vous recevez une notification, et la réponse de l'assistant apparaît dans la conversation. La carte indique alors qui a décidé et quand, sans motif : le motif donné lors d'un refus n'est lu que par l'assistant.

Conversations où l'assistant ne demande pas¶

Dans une conversation que vous partagez avec plusieurs personnes, comme une conversation partagée dans un projet, et dans une conversation contenant une image, l'assistant ne peut pas attendre de réponse. Il n'y utilise donc pas du tout un outil qui demande une approbation. Une conversation de projet que vous seul utilisez attend bien.

Quand vous utilisez vous-même un outil, dans l'AI Toolbox ou via une app d'IA que vous avez connectée à un groupe de la toolbox, OS ne demande jamais d'approbation : la question appartient à l'outil dans un assistant, pas à l'outil lui-même.

Approbations¶

Si vous décidez des demandes d'autres personnes, Approbations figure dans le menu, juste sous Cockpit, avec le nombre de demandes qui attendent votre décision. Vous le voyez si vous faites partie d'un groupe qui décide pour un outil, si vous répondez aux questions d'un employé virtuel qui demande une approbation, ou si vous pouvez modifier un assistant pour lequel un membre décide de ce que demandent les visiteurs du site. Sinon, vous ne le voyez pas.

La page a deux onglets. En attente montre les demandes qui attendent maintenant, la plus ancienne d'abord, avec l'outil, la provenance de la demande, qui l'a faite, quand, et jusqu'à quand elle attend. Une demande qui expire dans la journée apparaît en orange. Décidées, 30 derniers jours montre ce qui a été décidé ces 30 derniers jours et par qui. De choisit un assistant ou un employé virtuel.

Pour examiner une demande :

Choisissez la demande. Un panneau s'ouvre avec qui l'a faite, quand, jusqu'à quand elle attend et qui décide.
Lisez sous Ce que l'outil va faire ce que l'outil reçoit, et avec Afficher tel que l'outil le reçoit exactement ce qui part vers l'outil.
Écrivez si vous le souhaitez un Motif (facultatif). Avec un refus, il ne va qu'à l'assistant ou à l'employé virtuel ; personne d'autre ne le lit.
Choisissez Approuver ou Refuser. La demande quitte la liste et le nombre dans le menu diminue.

Vous voyez la demande, pas la conversation d'où elle vient. Votre décision est enregistrée à votre nom. La première décision compte : si un collègue a décidé pendant que vous regardiez, OS indique Déjà approuvé par ou Déjà refusé par avec le nom, et votre décision n'a pas été envoyée.

Une demande qui vous concerne figure aussi dans la liste, marquée Ta demande et sans boutons : quelqu'un d'autre du groupe en décide. Une personne qui regarde votre organisation en tant que support lit tout ce que vous lisez et ne décide jamais.

La demande d'un employé virtuel figure dans Approbations et aussi sur son run dans le Cockpit, pour les personnes qui répondent à ce run (Répondre à un run qui attend). Ce que vous décidez à un endroit apparaît aussi à l'autre.

Combien de temps une demande attend¶

Chaque demande attend le temps fixé par la personne qui gère l'assistant : entre 1 heure et 30 jours, 7 jours si rien n'a été choisi. À mi-parcours, la personne qui décide reçoit un rappel. Si personne ne décide à temps, la demande expire : l'assistant ou l'employé virtuel apprend que personne n'a approuvé et continue sans l'outil.

Notifications¶

Une demande attend ton approbation : à toutes les personnes qui décident de la demande, sauf celle qu'elle concerne. La notification vous mène à Approbations.
Une demande attend toujours une approbation : le rappel à mi-parcours, aux mêmes personnes.
Ta demande a été approuvée ou Ta demande a été refusée : à vous, quand quelqu'un d'autre a décidé de votre demande. La notification vous mène à la conversation.
Ta demande a expiré : à vous, quand personne n'a décidé à temps, même si vous auriez pu y répondre vous-même dans la conversation.

Une question à laquelle vous répondez vous-même ne donne aucune notification tant qu'elle attend : la carte est dans la conversation. Une notification ou un mail ne mentionne jamais ce que l'outil reçoit, ni un motif. Vous choisissez de les recevoir aussi par mail dans vos réglages de notifications.

Via l'API¶

GET /api/v1/organisations/{id}/approvals renvoie une page de demandes que vous pouvez décider ou qui vous concernent, avec state waiting ou decided (les 30 derniers jours), from pour un assistant ou un employé virtuel, et cursor pour la page suivante.
GET …/approvals/count compte les demandes en attente que vous pouvez décider (waiting), et répond 403 si vous ne décidez de rien.
GET …/approvals/{approval_id} renvoie une demande avec arguments, ce que l'outil reçoit.
POST …/approvals/{approval_id}/decision décide, avec approve (true ou false) et éventuellement reason. 403 signifie que ce n'est pas à vous de décider, 409 que quelqu'un d'autre a décidé avant.