Consigner une réunion avec le preneur de notes¶

Le preneur de notes est un élément de la AI Toolbox qui transcrit une réunion enregistrée et indique qui a dit quoi, avec l'heure. Vous enregistrez la réunion dans votre navigateur ou téléversez un enregistrement, vous nommez les locuteurs et vous transmettez le texte : à un élément qui en fait un compte rendu ou une liste d'actions, à une conversation avec un assistant, à un projet ou à une base de connaissances. Cette page explique comment cela se passe, combien de temps OS conserve l'enregistrement et qui voit quoi.

Dans la toolbox, vous reconnaissez un preneur de notes au mot Preneur de notes à côté de son titre. Un élément qui transcrit des enregistrements sans reconnaître les locuteurs fonctionne de la même façon : vous obtenez alors le texte avec l'heure de chaque partie, sans locuteurs ni noms.

Enregistrer ou téléverser un enregistrement¶

Un enregistrement peut durer jusqu'à 2 heures. Le preneur de notes enregistre avec un seul microphone : celui de votre ordinateur ou de votre téléphone, ou le casque que vous utilisez.

Ouvrez le preneur de notes dans la AI Toolbox.
Dites aux participants que vous enregistrez la réunion. OS vous le rappelle : Dites aux participants de cette réunion que vous l’enregistrez.
Choisissez Enregistrer et cliquez pour démarrer l'enregistrement. Vous pouvez le mettre en pause et le reprendre. Quand vous avez terminé, choisissez Terminer l'enregistrement. Si vous avez déjà un enregistrement, choisissez Téléverser un fichier et glissez-y le fichier ou cliquez pour parcourir.
Si le formulaire demande Combien de personnes parlent ? (facultatif), indiquez à peu près combien de personnes ont parlé. Cela aide le modèle à distinguer les voix. Vous ne voyez la question que pour un modèle qui peut s'en servir.
Choisissez Démarrer. L'enregistrement est envoyé ; pendant ce temps, vous voyez une barre et Gardez cet onglet ouvert jusqu’à la fin de l’envoi. Arrêter interrompt l'envoi.

Pendant l'enregistrement, OS vous avertit quand il n'entend aucun son (Aucun son détecté — vérifiez votre microphone.) et quelques minutes avant que l'enregistrement s'arrête à sa limite. Si vous fermez l'onglet ou si votre navigateur plante pendant l'enregistrement, la partie déjà enregistrée n'est pas perdue : quand vous revenez dans le même navigateur, le preneur de notes propose l'enregistrement avec Envoyer ou Supprimer. Cet enregistrement n'existe que dans ce navigateur.

Quand OS n'accepte pas un enregistrement¶

Cet enregistrement dure plus de 2 heures. Coupez-le en parties et envoyez-les séparément.
Ce fichier ne peut pas être lu ici. Convertissez-le en MP3 ou M4A et réessayez.
Ce modèle accepte des enregistrements jusqu’à un certain nombre de minutes : le modèle de ce preneur de notes accepte des enregistrements plus courts. Choisissez un enregistrement plus court ou demandez un autre modèle à votre administrateur.
L’envoi a échoué. L'enregistrement est toujours prêt ; choisissez Renvoyer.

Votre navigateur réduit d'abord un gros fichier avant de l'envoyer (Réduction de l’enregistrement…) ; pour un long enregistrement, cela peut prendre un moment. Si vous voyez Cet enregistrement peut être compté comme plus long qu’il ne dure., le fichier n'indique pas sa propre durée. L'enregistrement est transcrit quand même, mais peut peser davantage sur le budget mensuel de votre organisation.

Pendant la transcription¶

Après l'envoi, l'enregistrement figure parmi vos résultats avec Transcription en cours, et depuis combien de temps ou combien de parties sont prêtes. Vous n'avez pas à attendre : vous pouvez fermer la page et continuer à travailler. Quand le texte est prêt, vous recevez la notification Votre transcription est prête. Si cela échoue, vous recevez Votre enregistrement n'a pas été transcrit, par défaut aussi par mail, pour pouvoir réessayer tant que l'enregistrement est conservé. Vous choisissez de recevoir les notifications par mail dans vos réglages de notifications. La notification vous mène au résultat.

Une réunion de deux heures est le plus souvent transcrite en quelques minutes. Si cela prend exceptionnellement longtemps, OS s'arrête au bout de six heures et vous êtes averti que cela n'a pas réussi.

Quand une transcription échoue, vous voyez Échec de la transcription avec la raison. Si l'enregistrement est encore conservé, Réessayer la transcription relance la transcription sans enregistrer à nouveau. S'il n'est plus conservé, enregistrez à nouveau ou téléversez à nouveau le fichier.

Nommer les locuteurs¶

Le résultat montre le texte ligne par ligne, avec qui a parlé et quand. Les locuteurs s'appellent d'abord Locuteur 1, Locuteur 2 et ainsi de suite, dans l'ordre où ils prennent la parole pour la première fois. Ce numéro n'appartient qu'à cet enregistrement : le Locuteur 2 d'un enregistrement n'a rien à voir avec le Locuteur 2 du suivant.

Ouvrez Locuteurs. Pour un résultat sans noms, la liste est déjà ouverte.
Saisissez les noms sous Nom du locuteur 1 et les suivants. Un nom est enregistré dès que vous quittez le champ, et le texte l'affiche aussitôt.
Si vous ne savez pas qui est un locuteur, choisissez Lire à partir de et l'heure : vous entendez la première chose que ce locuteur a dite. Cela fonctionne tant que l'enregistrement est conservé.

Si le modèle a entendu une personne comme deux locuteurs, donnez-leur le même nom. Les deux sont alors fusionnés : le texte affiche ce nom pour les deux, et la liste le nomme une fois, avec Fusionné avec et le nom. Pour retirer un nom, videz le champ.

Les noms ne changent rien à ce qui a été dit : OS conserve le texte tel qu'il a été transcrit et y ajoute les noms quand vous le lisez. Un nom qui apparaît par hasard dans la phrase de quelqu'un reste donc tel quel. Si vous avez modifié les noms dans un autre onglet, OS indique Les noms ont été modifiés ailleurs entre-temps ; vous voyez maintenant les plus récents.

Faire suggérer des noms¶

Si les participants s'appellent par leur nom, OS peut suggérer les noms. Choisissez Suggérer des noms. À côté d'un locuteur apparaît alors Suggestion : avec un nom ; choisissez Accepter ou Refuser. Une suggestion n'est enregistrée que si vous l'acceptez.

Une suggestion vient de ce qui est dit, jamais de la voix. OS ne reconnaît personne à sa voix et ne retient ni voix ni noms d'un enregistrement à l'autre. Chaque suggestion est vérifiée : OS ne la garde que si le nom apparaît mot pour mot dans ce que ce locuteur, ou le locuteur avant ou après lui, a dit, par exemple Merci, Jan, passons au budget. Un nom inventé par le modèle disparaît ainsi. Une suggestion peut tout de même être fausse, car celui qui dit un nom ne parle pas toujours à cette personne. Vérifiez-la donc avant de l'accepter. Si OS ne trouve rien, il indique Aucun nom trouvé dans le texte.

Une suggestion est une demande au modèle d'assistance de votre organisation. Si votre organisation affiche les coûts, le nombre de tokens utilisés apparaît en dessous ; sinon, vous ne voyez aucune consommation.

Lire, agrandir et télécharger¶

Agrandir ouvre le résultat sur tout l'écran, pour lire un long texte tranquillement et saisir les noms. Sous Télécharger, vous trouvez Télécharger l'enregistrement, tant qu'il est conservé, et Télécharger la transcription, le texte avec les noms et les heures sous forme de fichier texte.

Transmettre le texte¶

Choisissez Transmettre pour faire quelque chose du texte. C'est possible dès que le texte est là :

Compte rendu et Liste d'actions, les deux éléments que votre organisation reçoit par défaut, ou d'autres étapes suivantes choisies par la personne qui a créé le preneur de notes. Compte rendu rédige un rapport avec les présents, les points abordés, les décisions et les actions. Liste d'actions fait un tableau avec qui, quoi et pour quand pour chaque action, avec la ligne du texte d'où vient l'action. Les deux écrivent dans la langue de la réunion et n'ajoutent rien qui n'a pas été dit.
Autre élément… ouvre Transmettre à un élément : choisissez un élément qui accepte un document et choisissez Transmettre. L'élément s'ouvre avec le texte déjà rempli.
Discuter avec un assistant… ouvre Démarrer une conversation à partir de cette sortie : choisissez un Assistant, écrivez si vous le souhaitez un Message (facultatif), par exemple Fais-en un résumé., et choisissez Démarrer la conversation. Vous ne voyez que les assistants qui acceptent des fichiers.
Ajouter à un projet… place le texte parmi les fichiers d'un projet auquel vous pouvez ajouter quelque chose. Tous les membres du projet peuvent le lire.
Ajouter à une base de connaissances… place le texte comme document dans une base de connaissances à laquelle vous pouvez ajouter quelque chose. Qui utilise la base de connaissances peut le trouver.

Ce que vous transmettez est une copie du texte tel qu'il est à ce moment-là, avec les noms. Les noms modifiés ensuite ne suivent pas dans les copies déjà transmises. Nommez donc d'abord les locuteurs. Ensuite, une copie suit les règles de l'endroit où elle se trouve : un projet ou une base de connaissances décide qui la lit, et une copie dans une conversation disparaît avec la conversation.

Combien de temps l'enregistrement est conservé¶

OS conserve l'enregistrement un certain temps, pour que vous puissiez réécouter qui parlait. Le résultat indique L’enregistrement est conservé jusqu’au et la date. Cette durée, c'est votre organisation qui la choisit : 30 jours par défaut (Paramètres de l'organisation). Ensuite, OS supprime l'enregistrement de lui-même. Le texte et les noms restent ; vous ne pouvez alors plus réécouter ni télécharger l'enregistrement.

Pour vous en défaire plus tôt, choisissez Supprimer maintenant à côté de cette date, ou Supprimer l’enregistrement sous Plus, et confirmez avec Supprimer l’enregistrement. Le texte et les noms restent.

Le texte lui-même est conservé comme tout résultat de la toolbox, jusqu'à la durée que votre organisation a fixée pour les exécutions et le contenu.

Supprimer le résultat¶

Choisissez Supprimer le résultat sous Plus pour supprimer tout ce qui concerne cet enregistrement : le texte, les noms et l'enregistrement. Si la transcription est encore en cours, OS l'arrête. Les copies déjà transmises à un élément, une conversation, un projet ou une base de connaissances restent où elles sont.

Qui le voit¶

Vous seul. Vos enregistrements, le texte et les noms vous appartiennent, comme tout résultat de la toolbox. Les administrateurs de votre organisation ne les voient pas. Une autre personne ne lit le texte que si vous en transmettez une copie à un projet ou à une base de connaissances.

Ce qu'entend le fournisseur du modèle¶

L'enregistrement va au fournisseur du modèle de transcription qu'utilise le preneur de notes. Le modèle et la région où il fonctionne suivent les choix de votre organisation. Un enregistrement ne peut pas être pseudonymisé : les voix et chaque nom prononcé dans la réunion parviennent au fournisseur tels qu'ils ont été dits, même si votre organisation masque ailleurs les données personnelles. N'abordez donc dans une réunion enregistrée rien qui ne doive pas parvenir à ce fournisseur.

Votre organisation est responsable de ce qui arrive aux enregistrements. Vous, en tant que personne qui enregistre, prévenez les autres participants que vous enregistrez.

Créer un preneur de notes¶

Si vous pouvez modifier la toolbox, vous créez un preneur de notes comme un élément qui transcrit des enregistrements. Dans le formulaire, vous choisissez le Modèle de transcription et, si vous le souhaitez, la Langue et des Indications, comme des noms et des orthographes fréquents.

Reconnaître les locuteurs fait de l'élément un preneur de notes : le résultat indique qui a dit quoi, et l'élément s'appelle alors Preneur de notes. Vous ne voyez l'interrupteur que pour un modèle qui sait reconnaître les locuteurs.
Étapes suivantes : jusqu'à 5 éléments qui acceptent un fichier ; ils figurent sous Transmettre sur le résultat. Un nouveau preneur de notes reçoit Compte rendu et Liste d'actions, si votre organisation les a. Vous pouvez les retirer ou en choisir d'autres.

OS crée Compte rendu et Liste d'actions une fois pour chaque organisation, dès qu'elle a un modèle d'assistance. Ce sont des éléments ordinaires : vous pouvez les modifier, les renommer ou les supprimer, et OS ne recrée pas un élément supprimé.

Si vous donnez le preneur de notes à un assistant, l'assistant transcrit avec lui un enregistrement au sein de sa propre réponse, sans reconnaître les locuteurs. Cela convient à un enregistrement court ; une réunion se consigne avec le preneur de notes lui-même dans la toolbox.