Een tool goedkeuren¶

Sommige tools doen iets wat je niet terugdraait: een mail versturen, een klantgegeven wijzigen, een formulier indienen. Bij zo'n tool kan een assistent eerst om goedkeuring vragen. Hij laat dan precies zien wat hij met de tool gaat doen en wacht tot iemand ja of nee zegt. Deze pagina is voor jou als lid: wat je in een chat ziet als de assistent het jou vraagt, en hoe je een verzoek van een ander beoordeelt onder Goedkeuringen.

Wie de assistent beheert, bepaalt per tool of hij om goedkeuring vraagt en wie beslist: de persoon die de assistent gebruikt, of een groep van je organisatie (Tools laten goedkeuren).

In een chat: "Mag ik dit doen?"¶

Beslis je zelf, dan verschijnt in het gesprek een kaart Mag ik dit doen?, met eronder welke assistent welke tool wil gebruiken. De kaart toont wat de tool krijgt als een leesbare lijst; met Toon zoals de tool het krijgt zie je de gegevens precies zoals ze naar de tool gaan. Onderaan staat tot wanneer de vraag wacht.

Lees wat de tool gaat doen.
Kies Ja om de tool zijn werk te laten doen. De kaart wordt één regel, Goedgekeurd met de tool, en de assistent werkt verder. Zijn antwoord verschijnt in delen, niet woord voor woord.
Of kies Nee. Je kunt dan onder Waarom niet? (optioneel) schrijven waarom; dat gaat alleen naar de assistent, zodat hij weet wat hij anders moet doen. Kies Nee, niet doen, of Terug als je je bedenkt. Een afgewezen tool doet niets.

Je hoeft niet meteen te antwoorden. Je kunt in het gesprek verder schrijven; de vraag blijft staan en je antwoordt later. Wil de assistent in één keer twee tools gebruiken, dan krijg je twee kaarten, elk met een eigen Ja en Nee. Kom je later terug, dan zie je wat er besloten is en daarna het antwoord van de assistent.

Antwoord je niet op tijd, dan zegt de kaart Niemand keurde dit binnen de wachttijd goed. De assistent hoort dat en gaat verder zonder de tool. Zegt OS Je antwoord kwam niet aan, probeer het dan opnieuw; de vraag staat nog open.

In een chat: een groep beslist¶

Beslist een groep, dan zegt de kaart Wacht op goedkeuring door en de naam van de groep. Je ziet geen knoppen: wie het verzoek doet, beslist er niet zelf over, ook niet als je in die groep zit. Je hoeft niet te blijven. Zodra iemand uit de groep beslist, krijg je een melding, en het antwoord van de assistent verschijnt in het gesprek. De kaart zegt dan wie besliste en wanneer, zonder een reden: een reden die iemand bij het afwijzen gaf, leest alleen de assistent.

In welke chats de assistent het niet vraagt¶

In een chat die je met meer mensen deelt, zoals een gedeelde chat in een project, en in een chat met een afbeelding erin, kan de assistent niet op een antwoord wachten. Daar gebruikt hij een tool die om goedkeuring vraagt helemaal niet. Een chat in een project die alleen jij gebruikt, wacht wel.

Gebruik je een tool zelf, in de AI Toolbox, of via een AI-app die je met een groep van de toolbox verbond, dan vraagt OS nooit om goedkeuring: de vraag hoort bij de tool in een assistent, niet bij de tool zelf.

Goedkeuringen¶

Beslis je mee over verzoeken van anderen, dan staat Goedkeuringen in het menu, direct onder Cockpit, met het aantal verzoeken dat op jouw besluit wacht. Je ziet het als je in een groep zit die over een tool beslist, als je de vragen van een virtuele medewerker beantwoordt die om goedkeuring vraagt, of als je een assistent mag wijzigen waarvan een lid beslist over wat websitebezoekers vragen. Anders zie je het niet.

De pagina heeft twee tabbladen. Wachtend toont de verzoeken die nu wachten, het oudste eerst, met de tool, waar het verzoek vandaan komt, wie het vroeg, wanneer, en tot wanneer het wacht. Een verzoek dat binnen een dag verloopt, staat in oranje. Besloten, laatste 30 dagen toont wat er de afgelopen 30 dagen besloten is en door wie. Met Van kies je één assistent of virtuele medewerker.

Een verzoek beoordeel je zo:

Kies het verzoek. Er opent een paneel met wie het vroeg, wanneer, tot wanneer het wacht en wie beslist.
Lees onder Wat de tool gaat doen wat de tool krijgt, en met Toon zoals de tool het krijgt precies zoals het naar de tool gaat.
Schrijf eventueel een Reden (optioneel). Bij een afwijzing gaat die alleen naar de assistent of virtuele medewerker; niemand anders leest hem.
Kies Goedkeuren of Afwijzen. Het verzoek verdwijnt uit de lijst en het getal in het menu gaat omlaag.

Wat je ziet is het verzoek, niet het gesprek waaruit het kwam. Je besluit wordt op jouw naam vastgelegd. Het eerste besluit telt: besliste een collega terwijl jij keek, dan zegt OS Al goedgekeurd door of Al afgewezen door met de naam, en jouw besluit is niet verstuurd.

Een verzoek dat voor jou is, staat ook in de lijst, met Jouw verzoek en zonder knoppen: iemand anders uit de groep beslist erover. Kijkt iemand als ondersteuner mee in je organisatie, dan leest die alles wat jij leest en beslist nooit.

Een verzoek van een virtuele medewerker staat in Goedkeuringen en ook bij zijn run in de Cockpit, voor wie die run beantwoordt (Een run beantwoorden die wacht). Wat je op de ene plek beslist, staat ook op de andere.

Hoe lang een verzoek wacht¶

Elk verzoek wacht zo lang als de beheerder van de assistent heeft ingesteld: tussen 1 uur en 30 dagen, 7 dagen als hij niets koos. Halverwege krijgt wie beslist één herinnering. Besluit niemand op tijd, dan verloopt het verzoek: de assistent of virtuele medewerker hoort dat niemand het goedkeurde en gaat verder zonder de tool.

Meldingen¶

Een verzoek wacht op je goedkeuring: naar iedereen die over het verzoek beslist, behalve de persoon voor wie het is. De melding brengt je naar Goedkeuringen.
Een verzoek wacht nog op goedkeuring: de herinnering halverwege, naar dezelfde mensen.
Je verzoek is goedgekeurd of Je verzoek is afgewezen: naar jou, als iemand anders over jouw verzoek besliste. De melding brengt je naar het gesprek.
Je verzoek is verlopen: naar jou, als niemand op tijd besliste, ook als jij het zelf in de chat had kunnen beantwoorden.

Een vraag die jij zelf beantwoordt, geeft geen melding zolang hij wacht: de kaart staat in het gesprek. Een melding of mail noemt nooit wat de tool krijgt en nooit een reden. Of je ze ook per mail krijgt, kies je in je meldingsinstellingen.

Via de API¶

GET /api/v1/organisations/{id}/approvals geeft een pagina verzoeken die jij mag beslissen of die voor jou zijn, met state waiting of decided (de laatste 30 dagen), from voor één assistent of virtuele medewerker en cursor voor de volgende pagina.
GET …/approvals/count telt de wachtende verzoeken die je mag beslissen (waiting), en antwoordt 403 als je over niets beslist.
GET …/approvals/{approval_id} geeft één verzoek met arguments, wat de tool krijgt.
POST …/approvals/{approval_id}/decision beslist, met approve (true of false) en eventueel reason. 403 betekent dat het niet aan jou is, 409 dat iemand anders al besliste.