Een overleg vastleggen met de notulist¶

De notulist is een element van de AI Toolbox dat een opgenomen overleg uitschrijft en zegt wie wat zei, met de tijd erbij. Je neemt het overleg op in je browser of uploadt een opname, geeft de sprekers een naam en geeft de tekst door: aan een element dat er notulen of een actielijst van maakt, aan een chat met een assistent, aan een project of aan een kennisbank. Deze pagina zegt hoe dat gaat, hoe lang OS de opname bewaart en wie wat te zien krijgt.

In de toolbox herken je een notulist aan het woord Notulist naast de titel. Een element dat opnames uitschrijft zonder sprekers te herkennen, werkt op dezelfde manier: je krijgt dan de tekst met de tijd van elk stuk, zonder sprekers en zonder namen.

Opnemen of een opname uploaden¶

Een opname mag tot 2 uur duren. De notulist neemt op met één microfoon, die van je computer of je telefoon, of de headset die je gebruikt.

1. Open de notulist in de AI Toolbox.
2. Vertel de mensen in het overleg dat je het opneemt. OS herinnert je eraan: Vertel de mensen in dit overleg dat je het opneemt.
3. Kies Opnemen en klik om de opname te starten. Je kunt de opname onderbreken en weer hervatten. Ben je klaar, kies dan Opname voltooien. Heb je al een opname, kies dan Bestand uploaden en sleep het bestand erheen of klik om te bladeren.
4. Vraagt het formulier Hoeveel mensen spreken er? (optioneel), vul dan in hoeveel mensen er ongeveer spraken. Dat helpt het model om de stemmen uit elkaar te houden. Je ziet de vraag alleen bij een model dat er iets mee kan.
5. Kies Start. De opname wordt verstuurd; zolang dat duurt, zie je een balk en Laat dit tabblad open tot het versturen klaar is. Met Stoppen breek je het versturen af.

Tijdens het opnemen waarschuwt OS als het geen geluid hoort (Geen geluid gedetecteerd — controleer je microfoon.) en een paar minuten voordat de opname bij de limiet stopt. Sluit je het tabblad of loopt je browser vast terwijl je opneemt, dan is het opgenomen deel niet verloren: kom je terug in dezelfde browser, dan biedt de notulist de opname aan met Versturen of Weggooien. Die opname staat alleen in die browser.

Als OS een opname niet aanneemt¶

• Deze opname duurt langer dan 2 uur. Knip hem in delen en stuur die apart.
• Dit bestand kan hier niet worden gelezen. Zet het om naar MP3 of M4A en probeer het opnieuw.
• Dit model neemt opnames tot een aantal minuten: het model van deze notulist neemt kortere opnames. Kies een kortere opname of vraag je beheerder om een ander model.
• Versturen is mislukt. De opname staat nog klaar; kies Opnieuw versturen.

Een groot bestand maakt je browser eerst kleiner voordat het verstuurd wordt (Opname wordt kleiner gemaakt…); dat kan bij een lange opname even duren. Zie je Deze opname kan langer worden geteld dan hij duurt., dan vermeldt het bestand zijn eigen lengte niet. De opname wordt gewoon uitgeschreven, maar telt mogelijk zwaarder mee voor het maandbudget van je organisatie.

Terwijl de opname wordt uitgeschreven¶

Na het versturen staat de opname bij je resultaten met Wordt uitgeschreven, en hoe lang dat al duurt of hoeveel delen klaar zijn. Je hoeft niet te wachten: je kunt de pagina sluiten en verder werken. Is de tekst klaar, dan krijg je de melding Je transcriptie is klaar. Lukt het niet, dan krijg je Je opname is niet uitgeschreven, standaard ook per mail, zodat je het opnieuw kunt proberen zolang de opname bewaard wordt. Of je meldingen per mail krijgt, kies je in je meldingsinstellingen. De melding brengt je naar het resultaat.

Een overleg van twee uur is meestal binnen enkele minuten uitgeschreven. Duurt het uitzonderlijk lang, dan stopt OS na zes uur en krijg je de melding dat het niet gelukt is.

Bij een mislukte transcriptie zie je Transcriptie mislukt met de reden. Is de opname nog bewaard, dan probeer je het met Transcriptie opnieuw proberen nog eens, zonder opnieuw op te nemen. Is de opname niet meer bewaard, neem dan opnieuw op of upload het bestand opnieuw.

De sprekers een naam geven¶

Het resultaat toont de tekst regel voor regel, met wie er sprak en wanneer. De sprekers heten eerst Spreker 1, Spreker 2, enzovoort, in de volgorde waarin ze voor het eerst praten. Dat nummer hoort alleen bij deze opname: Spreker 2 in de ene opname heeft niets te maken met Spreker 2 in de volgende.

1. Open Sprekers. Bij een resultaat zonder namen staat de lijst al open.
2. Vul bij Naam van spreker 1 en de volgende de namen in. Een naam wordt bewaard zodra je het veld verlaat, en de tekst toont hem meteen.
3. Weet je niet wie een spreker is, kies dan Afspelen vanaf en de tijd: je hoort het eerste stuk dat die spreker zei. Dat kan zolang de opname bewaard wordt.

Heeft het model één persoon als twee sprekers gezien, geef ze dan dezelfde naam. De twee worden dan samengevoegd: de tekst toont bij beide die naam en de lijst noemt de naam één keer, met Samengevoegd met en de naam. Een naam wis je door het veld leeg te maken.

De namen veranderen niets aan wat er gezegd is: OS bewaart de tekst zoals hij is uitgeschreven en zet de namen erbij als je hem leest. Een naam die toevallig in iemands zin voorkomt, blijft dus staan. Heb je de namen in een ander tabblad gewijzigd, dan zegt OS De namen zijn intussen ergens anders gewijzigd; je ziet nu de nieuwste.

Namen laten voorstellen¶

Noemen de mensen in het overleg elkaar bij naam, dan kan OS de namen voorstellen. Kies Namen voorstellen. Bij een spreker verschijnt dan Voorstel: met een naam; kies Overnemen of Niet overnemen. Een voorstel wordt pas bewaard als je het overneemt.

Een voorstel komt uit wat er gezegd wordt, nooit uit de stem. OS herkent niemand aan zijn stem en onthoudt geen stemmen of namen van de ene opname naar de volgende. Elk voorstel is gecontroleerd: OS houdt het alleen als de naam letterlijk voorkomt in wat die spreker of de spreker ervoor of erna zei, bijvoorbeeld Dank je, Jan, dan het budget. Een naam die het model verzint, valt zo weg. Toch kan een voorstel fout zijn, want wie een naam noemt, praat niet altijd tegen die persoon. Controleer het daarom voordat je het overneemt. Vindt OS niets, dan zegt het Geen namen gevonden in de tekst.

Een voorstel is een vraag aan het hulpmodel van je organisatie. Laat je organisatie kosten zien, dan staat eronder hoeveel tokens het gebruikte; anders zie je geen gebruik.

Lezen, vergroten en downloaden¶

Met Vergroten open je het resultaat over het hele scherm, om een lange tekst rustig te lezen en de namen in te vullen. Onder Downloaden vind je Opname downloaden, zolang de opname bewaard wordt, en Transcriptie downloaden, de tekst met namen en tijden als tekstbestand.

De tekst doorgeven¶

Kies Doorgeven om iets met de tekst te doen. Dat kan zodra de tekst er is:

• Notulen en Actielijst, de twee elementen die je organisatie standaard krijgt, of andere volgende stappen die de maker van de notulist koos. Notulen maakt een verslag met de aanwezigen, de punten die aan bod kwamen, wat er besloten is en de acties. Actielijst maakt een tabel met per actie wie, wat en wanneer, met de regel uit de tekst waar de actie vandaan komt. Beide schrijven in de taal van het overleg en voegen niets toe wat niet gezegd is.
• Ander element… opent Doorgeven aan een element: kies een element dat een document aanneemt en kies Doorgeven. Het element opent met de tekst al ingevuld.
• Chat met een assistent… opent Start een chat vanuit deze uitvoer: kies een Assistent, schrijf eventueel een Bericht (optioneel), bijvoorbeeld Maak hier een samenvatting van., en kies Chat starten. Je ziet alleen assistenten die bestanden aannemen.
• Aan een project toevoegen… zet de tekst bij de bestanden van een project waaraan je iets mag toevoegen. Iedereen in het project kan hem lezen.
• Aan een kennisbank toevoegen… zet de tekst als document in een kennisbank waaraan je iets mag toevoegen. Wie de kennisbank gebruikt, kan hem vinden.

Wat je doorgeeft, is een kopie van de tekst zoals die op dat moment is, met de namen. Namen die je daarna wijzigt, gaan niet mee naar kopieën die je al doorgaf. Geef de sprekers dus eerst een naam. Een kopie volgt daarna de regels van de plek waar hij staat: een project of kennisbank bepaalt wie hem leest, en een kopie in een chat verdwijnt met de chat.

Hoe lang de opname bewaard blijft¶

OS bewaart de opname een tijd, zodat je kunt terugluisteren wie er sprak. Bij het resultaat staat De opname wordt bewaard tot en de datum. Hoe lang dat is, kiest je organisatie: standaard 30 dagen (Organisatie-instellingen). Daarna verwijdert OS de opname vanzelf. De tekst en de namen blijven; je kunt dan niet meer terugluisteren of de opname downloaden.

Wil je de opname eerder kwijt, kies dan Nu verwijderen bij die datum, of Opname verwijderen onder Meer, en bevestig met Opname verwijderen. De tekst en de namen blijven.

De tekst zelf blijft bewaard zoals elk resultaat in de toolbox, tot de termijn die je organisatie voor runs en inhoud heeft ingesteld.

Het resultaat verwijderen¶

Kies Resultaat verwijderen onder Meer om alles van deze opname te verwijderen: de tekst, de namen en de opname. Wordt de opname nog uitgeschreven, dan stopt OS daarmee. Kopieën die je al doorgaf aan een element, een chat, een project of een kennisbank blijven daar staan.

Wie het ziet¶

Alleen jij. Je opnames, de tekst en de namen zijn van jou, zoals elk resultaat in de toolbox. De beheerders van je organisatie zien ze niet. Een ander leest de tekst alleen als jij een kopie doorgeeft aan een project of een kennisbank.

Wat de aanbieder van het model hoort¶

De opname gaat naar de aanbieder van het transcriptiemodel dat de notulist gebruikt. Welk model dat is en in welke regio het draait, bepalen de keuzes van je organisatie. Een opname kan niet worden geanonimiseerd: de stemmen en elke naam die in het overleg valt, bereiken de aanbieder zoals ze zijn uitgesproken, ook als je organisatie persoonsgegevens elders afschermt. Bespreek daarom niets in een opgenomen overleg wat niet bij die aanbieder mag komen.

Je organisatie is verantwoordelijk voor wat er met de opnames gebeurt. Jij, als degene die opneemt, vertelt de anderen in het overleg dat je opneemt.

Een notulist maken¶

Mag je de toolbox wijzigen, dan maak je een notulist als een element dat opnames uitschrijft. In het formulier kies je het Transcriptiemodel, eventueel de Taal en Aanwijzingen, zoals namen en schrijfwijzen die vaak voorkomen.

• Sprekers herkennen maakt van het element een notulist: het resultaat zegt wie wat zei, en het element heet dan Notulist. Je ziet de schakelaar alleen bij een model dat sprekers kan herkennen.
• Volgende stappen zijn tot 5 elementen die een bestand aannemen; ze staan onder Doorgeven op het resultaat. Een nieuwe notulist krijgt Notulen en Actielijst, als je organisatie ze heeft. Je kunt ze weghalen of andere kiezen.

Notulen en Actielijst maakt OS één keer voor elke organisatie, zodra die een hulpmodel heeft. Het zijn gewone elementen: je kunt ze wijzigen, hernoemen of verwijderen, en een verwijderd element maakt OS niet opnieuw.

Geef je de notulist aan een assistent, dan schrijft de assistent er een opname mee uit binnen zijn eigen antwoord, zonder sprekers te herkennen. Dat past bij een korte opname; een overleg leg je vast met de notulist zelf in de toolbox.